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上海亚东国际货运有限公司东莞分公司

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业务结算流程图:

 

业务结算流程图

 

操作结算流程:

 

一、打DEBIT NOTE给客户
1、操作把DEBIT NOTE整理好并发E-mail给业务确认OK后,再传真给客人
2、在与客人对单同时,打DEBIT NOTE(帐单)传给客人,要列明所有产生的费用、汇率,根据客户情况打上公司帐号或私人帐号,收款银行资料只能提供一个给客人,传真后电话确认客人是否收到,并请客人确认费用,不需要客人签名回传,但付款底单一定要提供。如果客户要求开发票,将《开发票申请单》传给客户填写后传给我司财务,并将发票寄出,操作跟进全部发票开出、寄出及签收状况。

 

二、安排收款与付款
1、客户付款后,要求客户将水单传给我司,操作并在上面注明客户名跟工作单号交给财务查到帐状况
2、操作收到供方(订仓公司/拖车行/报关行)DEBIT NOTE后,先确认费用与我司委托书上写的是否一致,如果OK,确认并写清楚我司发票抬头及寄发票地址回传给供方。在收到供方发票后写〈领用支票审批单〉和发票一起交给财务。〈领用支票审批单〉上面要注明工作单号,如果是小帐,要写明客户开户名、开户银行、帐号。如果供方帐单费用与当初委托书写的不一致,则交给市场处理。
3、如果客户与我司是票结,财务人员应该在确认收到我司应收款项之后再付给供方。如果是月结,财务人员应在跟供方的约定时间之内付款给供方。
4、客户款未及时付或付款后未及时到帐的,操作需把相关信息告知业务,如提单需提前电放的,由业务写〈提前放单(付款)申请〉,经部门经理、操作部经理审批后,财务才可以付款给供方,如未经审批,所产生的后果,由个人承担。
5、对于分供方退款的状况,操作人员需在跟进表中标明退款状况,对于未退款项需及时进行跟进。财务需对操作的跟进状况进行跟进。
6、月结客户付款状况由业务人员跟进并向财务作报告。

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